組織知識管理的部落格化

2022-06-23 04:35:47 字數 2882 閱讀 1627

企業的部落格試驗

裡克·克勞在自己就職的客戶關係管理軟體公司進行了為期一個月的基於radio軟體的部落格試驗。他覺得公司內聯網作為一個龐大的靜態站點收藏了許多有用的資訊,可是卻沒有太多的動態內容。他希望內聯網能有更多的用途,成為一個公司所有人都能方便地分享意見、問題、經驗的地方。

他在公司內挑選了12個人,組成了一個試驗小組,這些人分別從事研發、銷售、市場和產品管理等工作。

試驗小組成員經過一個猶豫不決、迷惑和重新學習新軟體的過程,發現了許多有趣的現象。由於weblog靈活的特性,許多人使用軟體時形成了自己的經驗:一個高階開發人員將radio當作一個很棒的有註釋的書籤工具,藉此可以與團隊人員方便地溝通;一個市場管理人員將radio作為一個剪報服務,把從其他站點複製過來的資訊片斷儲存到自己的網頁上;一個銷售人員使用radio來分發相關產業新聞給其他人;一個時常和被培訓的客戶共進午餐的測試者經常在blog上提供午餐時間討論話題的概要,分享客戶方面的需求、興趣和對他們的調查。

2000年夏天,皮亞·萊博思開發了專門用於企業的部落格工具——企業部落格(enterprise blogger)。這個軟體在思科系統公司加利福尼亞州聖何塞總部得到應用。

皮亞·萊博思與思科公司一名經理合作。這位經理在她所在的網路管理軟體組主管區域和渠道市場,其職務是計劃、促進和溝通,並將資訊傳遞給接受者。這需要與內部產品團隊、市場交流團隊、外部人員和世界範圍的思科市場團隊人員協同工作。

她決定將部落格帶到思科系統公司,主要是因為產品組和市場組的交流搞得人很沮喪。他們有太多的會議,卻缺乏進展記錄和行動事項;大量的電子郵件卻難以理清輕重緩急。

新的部落格**與公司的內部站點有很大區別:它更新迅速,並且由內容的擁有者更新而不用麻煩站長,這樣就解放了站長,讓他可以戰略性地思考和計劃,而不是做煩人的維護工作。 部落格的使用基本上達到了預期效果,團隊採用了部落格,並且有規律地更新。

兩件事情使她感到驚奇:一是有些團隊不願意使用部落格,因為任何變化都會帶來轉換阻力,但一旦開始,他們就很容易持續和擴充套件下去。二是她所在專案組的團隊,開始使用部落格釋出新聞組。

在企業部落格的優越特性中,索引中心和搜尋工具作用非常大,讓使用者很快就找到自己需要的頁面。模組共享的能力,可以讓使用者釋出自己的內容。簡易的ftp支援和釋出系統也很重要,這些大大改善了專案組的工作。

發展中的知識管理

要詳細瞭解知識部落格,必須

瞭解知識管理。人類逐步步入知識社會,知識構成了企業最重要的核心競爭力。企業為了促進創新進而加強自身的優勢,開始對組織知識進行管理,它包括對知識的學習、共享和創新過程的管理。

而知識管理的目標毫無疑問是增強組織的競爭優勢,這一優勢可以分為兩個方面,那就是通過業務創新贏得優勢,或者是通過優化決策與管理來贏得優勢。

為了實現這些目標,必須對組織的知識進行靜態和動態管理。靜態的管理主要指圖書館學意義上的管理,即對現有的知識進行分類、整理、儲存和查詢。現有的知識管理系統都可以做到這一點。

動態的知識管理指組織中對知識的學習、共享和創新的過程,現有的知識管理很難實現,公司的學習與培訓往往與知識管理系統是相互分離的,而知識管理系統也往往與組織的交流和創新相脫節。

雖然很多公司都有專業化的知識管理工具,往往也整合了辦公自動化、資訊門戶、人力資源管理、客戶關係管理、商業智慧等各種技術和管理工具,但是作為動態的知識管理工具,還存在極大的缺陷。因此組織除了知識管理之外,往往還需要組織學習的工具相互配合。

專業化、系統化和正規化的解決方案往往會走向一個極端:自上而下的路線,鼓勵了集中化和組織中森嚴的等級。因為正規化而失去靈活性,因為集中化而失去下層的創造性。

雖然許多專家強調知識管理是自下而上的,但是知識管理工具的高昂造價導致主要由管理層決策投資建立知識系統,那麼這種系統就無可避免打上“自上而下”的特點。許多公司實施知識管理,重點考慮如何實現對下級的考核和對工作流程的嚴格控制。

基於blog的知識管理:知識部落格如何發揮企業(組織)所有員工在創造、交換、使用知識的積極性、主動性,實現動態的知識管理,是目前知識管理的瓶頸。知識管理先驅們所提出的組織轉變為學習型組織,實行扁平化的管理等等並沒有隨著知識管理系統的實施而到來。

加拿大皇后大學教授喬·凱茲曼認為目前的知識管理中存在著一系列的雷區,包括:搜尋不充分,難以發現相關的知識;難以保持更新;不知道自己不知道的東西(缺乏專家引導);拒絕共享;難以保證質量,積累垃圾資訊;使用存在障礙;容易對系統中的資訊產生不信任感;喜歡獨自“重新發明輪子”等。他認為必須引進新的知識管理工具——部落格。

而部落格技術能夠克服傳統知識管理的缺陷,滿足複雜知識環境下的需要,該技術具有靈活性和真正的“平民性”。

許多中小型企業已經開始採用部落格技術進行組織的知識管理。有的

的公司在一個組織內部建立部落格社群,併為每個員工建立一個自己的網路空間。員工在日常工作中,被鼓勵及時記錄自己的工作內容或問題,或者當時的創意。而整個組織內部,則可以通過一種“聚合”的方式收集員工願意公開的資訊,變成大家都可以共享的知識。

這種工作記錄並不嚴格要求每個員工一定要嚴肅地描寫每件事情,更沒有字數或描述方式的規定。但是對於團隊來說,任何及時的記錄都會使工作總結變得更加容易,並可以更有效地積累一些本來難以結構化的知識。在某些情況下,對於可能容易離職的工作來說,後來接任者藉助部落格則容易很快接手工作,減少知識的流失或返工的代價。

一位部落格實踐者曾總結出這樣的經驗:“我花了20分鐘將近階段的工作做了一個小結,除了給出近階段的工作成果,還將部門員工的崗位職責、內部管理模式做了介紹。這樣的一份材料對其他部門瞭解我們的工作將會起到很大的作用,同時我把該文件放到部門員工交流園地的部落格上,這樣部門內部員工對了解自己該做什麼,跟哪些人協調都有一個明確的認識。

”更有人認為部落格對軟體開發有很大幫助。因為軟體專案開發不可能光靠個人英雄主義,而是要兼顧明確的外部需求和詳盡的產品定義、良好的過程管理和團隊協作,除此之外,還要保證整個開發團隊的演進和成熟度的提高,適應持續的發展需要。但是,解決之道並非要刻意追求cmm、iso這樣的僵化規格,而是要從一個最小單元開始增加與內與外的溝通交流和促進。

軟體開發人員的寫規範文件難、內部記錄難、跟蹤監控難等基本問題都可以利用部落格這個工具。雖然不能解決所有問題,但會有很大的幫助。

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