outlook規則管理郵件及約會提醒

2022-06-23 04:50:29 字數 3409 閱讀 3762

一、規則如何幫助您管理郵件

所謂規則,就是microsoft outlook 對滿足規則中指定的條件的正在接收或已傳送的郵件自動

執行的操作。您可以通過使用“規則和通知嚮導”選擇多個條件和操作。規則僅對未讀郵件起作

用,對已讀郵件就會失效。

規則分為兩個常規類別:組織和通知。“規則和通知嚮導”包含最常用的規則的模板。

保持有序狀態這些規則幫助您對郵件歸檔和執行後續操作。例如,您可以建立這樣一

個規則:對於特定發件人(如“謝曉兵”)發來的“主題”行中包含“銷售”的郵件,將其標記

為後續處理、歸類為“銷售”並移至名為“謝曉兵的銷售郵件”的資料夾中。

保持最新狀態這些規則在您收到特定郵件時以某種方式通知您。例如,您可以建立這

樣一個規則:當您收到來自一個家庭成員的郵件時,自動向您的移動**傳送通知。

從空規則開始這些是從頭開始建立的規則。

例外您可以將特殊情況下的例外新增到規則中,例如當郵件標有後續操作或標記為高重要性時。如果

滿足指定的任一例外,則不會對郵件應用規則。

從模板建立規則

1. 在“導航窗格”中,單擊“郵件”。

2. 在“工具”選單上,單擊“規則和通知”。

3. 如果您有多個電子郵件帳戶,請在“將更改應用於此資料夾”列表中,選擇所需的“收

件箱”。

4. 單擊“新建規則”。

5. 在“步驟1: 選擇模板”下,從“保持有序狀態”或“保持最新狀態”模板集合中選擇

所需的模板。

6. 在“步驟2: 編輯規則說明”下,單擊某個帶下劃線的值。例如,單擊“個人或通訊組

列表”連結時,將開啟通訊簿。

7. 在“步驟1: 選擇條件”下,選擇對其應用規則的郵件要滿足的條件。

8. 在“步驟2: 編輯規則說明”下,單擊某個帶下劃線的值(如果尚未單擊),然後單擊

“下一步”。

9. 在“步驟1: 選擇操作”下,選擇滿足特定條件時您希望規則採取的操作。

10. 在“步驟2: 編輯規則說明”下,單擊某個帶下劃線的值(如果尚未單擊),然後單擊

“下一步”。

11. 在“步驟1: 選擇例外”下,選擇規則的例外情況,然後單擊“下一步”。

12. 要完成建立規則,請為規則輸入一個名稱,然後選擇所需的任何其他選項。

如果要對某個資料夾中的已有郵件執行此規則,請選中“立即對已在‘folder’

中的郵件執行此規則”核取方塊。

要對所有電子郵件帳戶以及與每個帳戶相關聯的“收件箱”應用此規則,請選

中“在所有帳戶上建立此規則”核取方塊。

13. 單擊“完成”。

從頭開始建立規則

要通過選擇自己的條件、操作和例外來建立規則,請執行以下操作:

1. 在“導航窗格”中,單擊“郵件”。

2. 在“工具”選單上,單擊“規則和通知”。

3. 如果您有多個電子郵件帳戶,請在“將更改應用於此資料夾”列表中,選擇所需的“收

件箱”。

4. 單擊“新建規則”。

5. 在“從空規則開始”下,選擇“郵件到達時檢查”或“傳送郵件後檢查”,然後單擊“下

一步”。

6. 在“步驟1: 選擇條件”下,選擇對其應用規則的郵件要滿足的條件。

7. 在“步驟2: 編輯規則說明”下,單擊某個帶下劃線的值(如果尚未單擊),然後單擊

“下一步”。

8. 在“步驟1: 選擇操作”下,選擇滿足特定條件時您希望規則採取的操作。

9. 在“步驟2: 編輯規則說明”下,單擊某個帶下劃線的值(如果尚未單擊),然後單擊

“下一步”。

10. 在“步驟1: 選擇例外”下,選擇規則的例外情況,然後單擊“下一步”。

11. 要完成建立規則,請為規則輸入一個名稱,然後選擇所需的任何其他選項。

如果要對某個資料夾中的已有郵件執行此規則,請選中“立即對已在‘folder’

中的郵件執行此規則”核取方塊。

要對所有電子郵件帳戶以及與每個帳戶相關聯的“收件箱”應用此規則,請選

中“在所有帳戶上建立此規則”核取方塊。

12. 單擊“完成”。

從郵件建立規則

您可以直接從郵件建立規則。例如,您可以建立一條規則將某人發來的郵件移至特定資料夾。

1. 右鍵單擊要基於它來建立規則的郵件,然後單擊快捷選單上的“建立規則”。

在“建立規則”對話方塊中,選擇已經填充了選擇郵件資訊的選項的核取方塊。

2. 選中“將該專案移至資料夾”核取方塊。

3. 單擊一個現有資料夾或單擊“新建”建立用來儲存這些郵件的新資料夾。

4. 要向規則新增更多條件、操作或例外,請單擊“高階選項”,然後按照“規則和通知向

導”中的其餘說明進行操作。

提示要在建立規則後立即執行它,請在“規則和通知嚮導”的最後一頁上選中“立即對已

在folder 中的郵件執行此規則”。

“收件箱”或您選擇的任何資料夾中滿足與規則相關聯的條件和例外的所有郵件,都將移至指定

的資料夾。要測試新規則,請開啟您的新資料夾。移動的郵件是否正確?

定期而不是始終執行規則

如果要定期而不是始終執行規則,請執行以下操作:

1. 在“工具”選單上,單擊“規則和通知”。

2. 在“規則和通知”對話方塊中,通過清除規則旁邊的核取方塊關閉該規則。

3. 單擊“立即執行規則”。

4. 在“立即執行規則”對話方塊中的“選擇要執行的規則”下,選中要執行的規則旁邊的復

選框。5. 選擇要應用此規則的資料夾。

6. 選擇要應用此規則的郵件的類別。

例如,可以將規則只應用到某個資料夾中的未讀郵件。

7. 單擊“立即執行”。

二、計劃約會

建立約會

1. 在“檔案”選單上,指向“新建”,然後單擊“約會

2. 在“主題”框中,輸入說明 ;在“地點”框中,鍵入地點

3. 輸入會議開始和結束時間

4. 在“約會”選項卡上的“動作”組中,單擊“儲存並關閉”

更改約會

1. 開啟需要更改的約會

2. 更改約會

3. 單擊“儲存並關閉”就成功更改了約會

使約會成為定期約會

1. 開啟要設定為定期約會的約會

2. 在“約會”選項卡上的“選項”組中,單擊“重複週期”

3. 單擊約會重複進行的頻率(“按天”、“按周”、“按月”、“按年”),然後選定該頻率的選項

4. 在“約會”選項卡上的“動作”組中,單擊“儲存並關閉”

使約會成為私有約會

1. 建立或開啟要標記為私有的約會

2. 在在“約會”選項卡上的“選項”組中,單擊“私人性質”

設定和清除提醒

對於您建立的所有新約會

1. 在“工具”選單上,單擊“選項”

2. 若要關閉提醒,請不要勾選“預設提醒”

若要設定提醒,請勾選“預設提醒”並可以選擇提醒的時間

對已經開啟的約會專案

直接在“提醒”後的下拉選單框中選擇時間,如果取消提醒則選擇“無”