二級會議與商務活動

2022-06-23 09:55:55 字數 2270 閱讀 1633

一、會務工作

會議籌備

1、會議方案稽核的主要內容:為什麼要開會,要解決什麼問題,怎樣才能達到會議的目的,並節約開支。從三個方面入手:

一是考察開會的必要性;二是做好會議的成本稽核;三是進行會議運作——研究會議的形式、規模、會議時間、會期、會址

2、會議成本的稽核

(1)會議成本的計算公式是——會議成本=2a*b*t

(2)瞭解會議成本的主要內容:

會議經費開支的主要專案——檔案資料費、郵電通訊費、會議場所租用費、會議辦公費、會議宣傳交際費、會議住宿補貼費、會議伙食補貼、會議交通費、會議期間各項活動的開支(如車輛租用)、其它費用(不可預計費用)。

稽核的方式——將部分費用的細目表一併上交;對經費把關。

(3)稽核會議成本要有質量意識和成本意識。

二、會議中的管理

(1)準備主持人行動的詳細計劃:明確會議目標——準備會議結構——與上司確認允許會議產生結果與預定目標的偏離——與上司確認與會者對會議決策的責任大小。

(2)採取有效手段控制會議氣氛:提前到會場——準時開會(無特殊原因不可推遲或取消會議)——會議開始後首先簡介會議主題、說明討論目的——會議程序中,使每一名會議成員對會議成功負有責任感。——在某段時間內集中討論一個議題——及時概括總結已表述的觀點,引導會議進展——當會議偏題時,應提請大家緊扣主題——當會場出現混亂時,應保持鎮靜。

(3)會議發言的技巧

①在講話中控制緊張情緒——衣著得體、建立自信,做好充分準備,選擇友善面孔

②講話方法與技巧。

(4)怎樣才能做好會議的講話——控制情緒、講話技巧、用好道具。

(5)道具的作用——說明、強化、映證、

三、會議的善後工作

1、會議效果評估**的設計方法

對會議管理工作的總體評估表。會議管理工作評估**應該覆蓋會議工作的方方面面,包括會議方案、會議地點、時間、與會人員範圍、食宿安排、會議經費和各項活動內容。

對主持人的評估:組織安、排會議/確定、檢查目標/遵守時間/鼓勵發表見解、提出建議或問題/澄清事實/檢查理解程度和意見是否一致/引入正題還是離題太遠/使人們對決策制定具有責任感/過早結束、結果未明/加快會議進度還是放慢進度/控制過嚴還是過鬆/處理衝突、解決爭端/檢查程序或作出總結/結束會議。

對會議工作人員的評估表:

會議效果評估的資料分析

資料型別:數量資料和質量資料;

以相應的格式(柱型圖、餅型圖、曲線圖)表現各種資料,將其用於會議的各種報告中。

四、商務活動

(1)組織協調大型商務活動

①大型商務活動的籌劃與協調;

設計主題應應考慮哪些因素——充分體現目的,適應公眾心理,個性特色突出,整體連貫。

大型商務活動的形式和規模根據什麼來確定——目的、效果、公眾物件。

大型商務活動主要選擇什麼媒介——大眾傳播媒介、群體傳播媒介。

大型商務活動的主要參與者有哪些——主持人、**人士、重要嘉賓。

什麼人的修養、素質、文化水平、風度儀表體現了商務組織的整體風貌——主持人。

制定宣傳報道方案首先考慮什麼——首先確定活動主要宣傳什麼。

現場佈置中什麼是考慮重點——主席臺和記者臺。

大型商務活動的預算費用主要有哪些——場地及裝置租用費/職員費用/通訊及交際費用/其它費用。

②大型商務活動的現場組織:

現場組織工作主要有哪些——嚮導、登記、接待、發放宣傳品和紀念品、解決臨時發生的有關問題。

⑧方案調整與程序控制:

④大型商務活動的總結。

為大型商務活動準備備選取方案主要考慮哪些方面——人員/場地/裝置/資料/天氣、水電、交通、安全。

(2)做好商務談判的輔助工作

④商務談判的準備;

②收集資訊,提供資料;

⑧參與擬定談判計劃:

④參與設計談判方案。

(3)談判過程中的祕書工作

①做好談判記錄:

②翻譯;

⑧擬寫協議。

(4)商務談判的結束階段。

祕書在此階段要協助上司做好各項善後工作——**有關檔案資料,並進行整理和儲存;上報整理後的材料;清理並報銷有關帳目;協肋總結談判經驗等。

(5)商務談判原則——合作互利、利益均沾。

商務談判的六個環節——匯入、概說、明示、交鋒、妥協、協議。

商務談判的兩種型別——競爭型、合作型。

商務談判的對手型別——當事人和**人。

商務談判常見的十種謀略——聯絡感情、樹立形象、爭取主動、求上取中、聲東擊西、暫停、假設條件、坦誠、催促、馬拉松式。

(6)商務談判中祕書的注意事項

樹立兩種意識——輔助意識和創造意識。

提高四種素質——品行、心理、語言、交往素質。