龍巖公司合同管理辦法 草

2022-06-23 15:35:38 字數 1500 閱讀 9069

1、為了加強合同管理、提高證據保管規範性、預防合同風險、為訴訟做準備、維護公司利益,龍巖公司法務部將定期檢查各部門管理的合同,並組織各部門交流管理經驗,對管理優秀員工給予適當獎勵,特制定本辦法。

2、合同的管理過程

2.1、合同的管理包括合同準備階段和合同履行階段。各部門應根據每個合同的重要性,準備合同相關資料,記錄合同履行過程,並保管的過程:

2.2、合同的準備階段包括合同的背景說明、資料彙總、起草、洽談、修改、審批;

2.3、合同的履行階段包括合同的簽訂、蓋章、付款、履行記錄、糾紛處理、終止、總結、歸檔。

3、各部門負責人為合格管理的第一負責人,對本部門合同管理的全部過程負責。

4、自合同簽訂起草時起,部門負責人應指定本部門特定人為該合同管理人和合同檔案管理人,合同管理人的資料報法務部;合同管理人應全程參與合同管理過程,負責合同的記錄、資料彙總和歸檔,熟悉和了解合同的簽訂背景和合同技術資料。

5、為激勵合同管理人員的工作,法務部設立合同履行管理優秀獎、合同管理問題發現獎等;

6、合同管理要求:

6.1、合同履行要求:合同管理過程中,合同管理人應就雙方參與的重要活動或單方重要跟蹤做出書面記錄。

包括:背景資料、參加人員、簽字、時間、地點、查驗內容、內容要點、證據資料;必要時填寫存在問題,個人觀點。

6.3、合同檔案要求:內容齊全詳細、字型文字合理、目錄和資料排列順序得當簡潔,查詢方便。

6.4、合同文字內容要求:合同主體、附件、效果圖、授權委託人、對方合同委託履行人員、簽字、時間、印章、騎縫印章齊全,文字得當,條款順序合適,頁碼完整;其他資料內容完整。

7、各獎項的標準參考合同數量、文字、記錄、存放、發現的問題等,和過去問題的解決;具體標準為:

7.1、合同履行管理優秀獎標準:合同分類合理、內容齊全、證據保管得當、履行過程記錄詳細、查詢方便、內容齊全,排列有序,並能總結合同管理的經驗進行交流。

7.3、合同管理問題發現獎標準:在合同管理的過程中不斷提出新問題,或有新的好方法採用,並能總結合同管理的經驗進行交流。

8、合同檢查步驟:

8.1、法務部牽頭,和成本部、財務部、行政部抽調人員組成檢查小組。由法務部口頭通知被檢查的部門,確定檢查時間、地點、檢查人員;檢查人員由檢查員和記錄員組成。

8.2、該部門負責人介紹本部門合同的特點、性質、數量、分類、管理方法等,並提出合同管理過程的問題和困難。

8.3、由該部門合同管理人介紹所管理的合同特點、性質、數量、管理方式等,並提出合同管理過程的問題和困難。

8.4、由檢查人員查閱該部門所有管理的合同,並記錄檢查重點內容。

8.5、檢查人員對疑問的地方可以詢問部門負責人和合同管理人,負責人和合同管理人必須解釋。

8.6、法務部評價該部門合同管理情況,最後形成檢查報告,各方參與人簽字,提交部門負責人和合同管理人,並聽取其意見。

8.7、法務部會同行政部評出合同管理的優秀人員,並由獲獎人員在會議上總結交流管理經驗、方法。

9、法務部將合同檢查結果彙總,彙報給總經辦領導。

10、本辦法經法務部公佈後,由法務部組織實施解釋。

法務部2012-10

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